السكرتير ودوره في تنظيم وإدارة الاجتماعات الادارية

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFX
    FinMaxFX

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

السكرتير ودوره في تنظيم وإدارة الاجتماعات الادارية

هو الموظف الذي يقوم بترتيب وتنظيم وقت رئيسه ومديره ومساعدة على انجاز وإكمال مهامه بشكل فعال
إن تعرف السكرتير على أهمية الوقت والقدرة على إدارته يساعد المدير في إدارة وقته و ونشاطاته، كما أن تدريب السكرتير على إدارة الوقت وتنظيم نشاطات العمل يعتبر عاملاً حيوياً في فعالية الشركات في العصر الحديث .

السكرتير وتعريفه فيديو

وظيفة السكرتير

إن وظيفة مدير المكتب أو السكرتير الفعال هي أن يضاعف فعالية القائد او المدير المشرف، كما أنه يساهم في إدارة وقته بفعالية.

إن قدرة السكرتير على تنظيم الوقت وتحليله والتعامل معه ينعكس على فعالية الإدارة والمدير والإنتاجية.

مهام السكرتارية الناجح

لكل من يعمل كسكرتير مهام وواجبات عليه معرفتها وتأديتها بإتقان وهي

ماهي اهم مميزات السكرتير الناجح؟

لمعرفة مميزات السكرتير الناجح تفضل اقرا هذا المقال

حتى تتميز بعملك في السكرتارية لا بد من أن تركز على نقاط شخصية و عملية مهمة .

  1. تحمل ضغوط العمل .
  2. ترتيب و تنظيم الوقت فهو مفتاحك للنجاح .
  3. ترتيب و تنظيم المعاملات و الملفات .
  4. وضع و ترتيب الأولويات .
  5. الإبتسام الدائمة (الإبتسام بوجه أخيك صدقة) .
  6. التطوير الذاتي و التعلم المستمر .

ان يكون قادر علي وضع مؤشرات أداء KPI عملة ومهامه المتواجدة ببطاقة الوصف الوظيفي

صفات السكرتير الناجح يشهد العلم تغييرات جذرية سريعة ومتتابعة، حيث أصبحت السمة الغالبة على بيئة العمل المحيطة بنا هي التقلب والتغيير الديناميكي السريع، بالإضافة إلى التميز هذا التغيير بالتقدم التكنولوجي، واحتوائه على مفاهيم إدارية جديدة ومتطورة، قادت علماء الإدارة والباحثين إلى الاهتمام بالعنصر البشري، لأنة هو محور التغيير من خلال التغلغل في صفات السكرتير الناجح. وحيث إن عمل السكرتير أصبح في غاية الأهمية بالنسبة لمكاتب الرؤساء لما يقوم به من أعمال خاصة متعددة ومتنوعة، فيجب أن تتوافر فيه عدة صفات تعينه ويعتمد عليها في حسن التصرف في عملة وحل المشكلات اليومية للعمل، وذلك للحصول على نتائج ذات جودة وسرعة عالية، والتعرف على الاستراتيجيات، وفنون الإدارة الحديثة، التي باتت تعتمد على العلوم الحديثة، كأساس للتنمية والتطوير، إن معرفة أسرار الشخصية تقودنا للتعرف على النفسية البشرية، التي تقود الإنسان إلى دائرة الإبداع، ويمكن تقسيم الصفات التي يجب أن تتوافر في السكرتير إلي ثلاثة أقسام كما يلي:- أولا- الصفات الشخصية للسكرتير:- – أن يكون نزيها، حسن السير والسلوك. – أن يكون لبقا في التعبير، حتي يكون ذا شخصية محببة إلي النفوس. – أن يكون كتوما لا يبوح بشىء من أسرار عمله، ويحافظ على خصوصيات العمل. – أن يكون قادرا علي تفهم الزوار، ومعاملتهم بروح سمحة. – أن يكون متفهماً في استخدام قواعد المجاملة، سواء مع الرئيس أو مع المرءوسين أو الزملاء أو الزوار. – أن يكون له القدرة علي التحدث بوضوح وثبات. – أن يكون لديه روح الأستعداد في مشاركة الآخرين في العمل وحل مشاكلهم. – أن يكون له القدرة علي حسن الذوق في أختيار ملابسه، بما يحقق الأناقة والنظافة في المظهر والهندام. – أن يكون قادرا علي تحمل المسئولية نحو نفسه ونحو رئيسه ونحو العمل والعاملين ونحو جمهور المتعاملين مع مكتب الرئيس. – أن يكون متمتعا بصحة جيدة تحقق له النشاط والحيوية. – أن يكون يتمتع بالثقة بالنفس والصحة الجسدية والنفسية. – أن يكون جريئا بعيدا عن الشعور الخوف والخجل والقلق. – أن يكون لدية القدرة على إدارة الذات وإدارة الوقت وترتيب الأوليات ودقة الملاحظة وسرعة البديهة. – التخلص من السلوكيات السلبية، مثل العصبية، التسرع، المماطلة. – الإبداع في حل المشاكل والتفاوض بايجابية. – اللباقة والتأدب في الحديث، وسعة الإطلاع والقراءة وتنمية الثقافية الذاتية. – استقبال الجميع بترحيب يتناسب مع المجاملة. – المبادرة بمساعدة الزائرين قدر الامكان وتحقيق رغباتهم. – الحرص علي عدم التدخل في اختصاصات الزملاء، أو إساءة السلطة المفـوض بها من قبل المدير لإنجاز بعض المهام الإدارية. ثانياً- الصفات العلمية للسكرتير:- – أن يكون علي قدر كبير من التعليم حاملاً شهادة علمية لها علاقة في مجال عمله. – أن يكون علي قدر وفير من الثقافة، واسع الإطلاع، حتي يجدد معلوماته بإستمرار. – أن يكون ملما بكل ما يتصل بعمله، وأن ينمي معلوماته بكل ما يتصل بوظيفته. – أن يكون علي علي بجميع القرارات والتشريعات والقوانين والأنظمة واللوائح التي تخص المؤسسة التي يعمل بها. – أن يكون ملما بجانب من علم النفس والعلاقات العامة الإنسانية. ثالثاً- الصفات العملية للسكرتير:- – أن يكون السكرتير ملما بأمور الإدارة المكتبية الحديثة طرق التطوير. – أن يكون ملما بمفاهيم إدارة الجودة الشاملة. – أن يجيد استخدام برامج الكمبيوتر والآلات المكتبية وصيانتها ومتابعتها. – أن يكون لدية الرغبة بالتطوير الذاتي المستمر ورفع الكفاءة والتدريب. – أن يكون لدية إلمام بمهارات إعداد الدراسات والبحوث والاستبيانات. – أن يتمتع بسعة الإطلاع والثقافة والقدرة على التفكير الإبداعي والقراءة. – أن يكون قادرا على التعبير وصياغة المراسلات وإيصال المعلومة بسلاسة. – أن يكون لدية مبادئ الترجمة وإيجاد المسميات والمصطلحات والتأليف. – أن يكون قادرا على نظم اللوائح الداخلية وتنظيم العمل وتطبيق النظام. – أن يجيد استخدام قواعد الاتصالات واستخدام الهاتف وآداب الحديث. – أن يكون لدية روح الفريق بالعمل وكيفية اكتساب ولاء الموظفيــن. – أن يكون ملما بالمعلومات الفنية الإدارية العامة وطرق قياس الرأي العام. – أن يكون مطلعا على قوانين العمل والنظام الداخلي وقوانين الدولة. – أن يكون قادرا على التعامل مع تنظيم الحجوزات والطيران والفنادق. – أن يكون قادرا على تحليل البيانات الإحصائية والمالية وتدقيقها. – أن يكون له القدرة على حفظ المعلومات وأرشفتها والرجوع إليها. – أن يقبل النقد البناء والمقترحات بصدر رحب يتفاعل مع الخبراء. – الالتزام بالمواعيد والصدق والإخلاص والأمانة في العمل ليكون مثالا وقدوة. – أن يكون لدية القدرة على الحصول على مصادر المعلومات العالمية والمحلية. – أن يكون قادرا على الإقناع والتفاوض والتسويق الإداري.

الدقة والسرية في العمل (المعاملات وأي اعمال يكلف بها) والإلمام المتقن ببرامج الأوفيس واللغة الإنجليزية والمظهر الحسن للسكرتير والإلتزام بنظام المؤسسة

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFX
    FinMaxFX

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

الدقة في المواعيد والحرص في التعامل والذكاء واللباقة والتنظيم والترتيب وخبرة باستخدام الحاسب الالي يجب ان يلم بمتطلبات وظيفته وكذا يكون مثقف ومتطور من ان لاخر

ترتيب وتنظيم الوقت هو مفتاح النجاح والارتقاء بالعمل والقدرة على تحمل الضغوط والعمال الموكل به وان يكون على قدر كبير من الثقافة والعلم وواسع الاتطلاع وان يكون كتوم لاسرار وذو مظهر جيد جدا ودائم الابتسامه الحسنه وان يكون على معرفة كبيرة بالكمبيوتر وبرامج الاوفيس وجميع ما يشملها

من صفاته الشخصية ان يكون نزيها حسن السلوك و ان يكون كتوما لا يبوح بأسرار عمله لأي شخص كان.ان يكون تكون لع القدرة على التحدث بوضوح و استخدام اللغة المناسبة والمجاملات سواء مع الرئيس او المرؤوسين او الزملاء او الزوار و كذلك عدم التدخل في اختصاصات الزملاء في العمل.اما من الصفات العملية له فعليه ان يكون على قدر كبير من التاهيل حامل لشهادة تأهله لذلك المنصب و كذلك لديه قدر من الثقافة والاطلاع الواسع بتفاصيل العمل.ان يكون على علم بجميع قوانين المنصوص عليها في النظام الداخلي و القرارات والتشريعات.ان يكون ملما بمعلومات الكمبيوتر والبرامج المتعلقة به و كذلك ملما بالمعلومات الادارية الفنية وغيرها. فمميزات السكرتير الناجح تكاد لاتحصر.

اولا اشكرك علي الدعوة وتكمن مميزات السكرتير الناجح في الآتي :-

§ حسن المظهر . § أن يكون أمينا على أسرار مكتب الرئيس . § قوة الشخصية . § حسن التصرف . § قوة الذاكرة . § الالتزام بمواعيد العمل الرسمية . § المرونة في التفكير وحب التغير . § الإخلاص للرئيس وحبه للعمل . § هدوء الأعصاب .

اتمام المهام الوظيفية الموكلة الية والتنسيق المتقن بين المدير وبقية الموظفين

دورُ السكرتاريةِ في تنظيمِ الاجتماعاتِ

دورُ السكرتاريةِ في تنظيمِ الاجتماعاتِ

لا شكَّ أن تحقيقَ الأهدافِ المرجوةِ من أيِّ اجتماعٍ تتوقفُ على مقدارِ الجهودِ المبذولةِ للإعدادِ للاجتماعِ وتسجيلِ ما يدورُ خلالَهُ وإثباتِ قراراتِهِ وتوصياتِهِ للجهاتِ المعنيةِ وهي مهامٌّ يمكنُ أن تقومَ بها السكرتاريةُ فيعتمدُ عليها المديرُ في ذلك، ويعتبرُها عنصرًا فعّالاً وحيويًّا يساهمُ في نجاحِ الاجتماعِ وتحقيقِ الغرضِ منه. والاجتماعاتُ التي تعقدُ ويكونُ للسكرتيرِ دورهُ في الإعدادِ والمتبابعةِ والتحضيرِ قد تأخذُ الشكلَ غيرَ الرسمي كأيِّ اجتماعٍ بسيطٍ بين المديرِ ومعاونيهِ أو بين المديرِ وأحدِ الأفرادِ بالإدارةِ، وقد تأخذُ الشكلَ الرسميَّ التي يحتاجُ إلى عددٍ منَ الإجراءاتِ.

الاجتماعُ غيرُ الرسميِّ ودورُ السكرتيرِ

يمكنُ أن يدعو المديرُ أحدَ معاونيهِ أو أحدَ الأفرادِ الذين يعملُونَ معه لاجتماعٍ قصيرٍ بمكتبِهِ. وهذا النوعُ منَ الاجتماعِ لا يحتاجُ إلى إجراءاتٍ رسميةٍ من تحضيرِ وتوجيهِ الدعوةِ للاجتماعِ والإعدادِ له بصورةٍ رسميةٍ وتسجيلِهِ وتسجيلِ محضرٍ له وإعدادِ التقريرِ النهائِيّ عنهُ، ولكن يمكنُ أن يتمَّ ببساطةٍ عندما يتصلُ السكرتيرُ بالشخصِ المعني ويدعوهُ للاجتماعِ مع المديرِ في موعدٍ محددٍ. ويكونُ على السكرتيرِ في هذهِ الحالةِ أن يُعدَّ مكتبَ المديرِ أو غرفةَ الاجتماعاتِ لاستقبالِ الاجتماعِ، كذلكَ يجبُ عليهِ إعدادُ ملفٍّ يحتوِي عَلَى البياناتِ والأوراقِ الضروريةِ للاجتماعِ حتى يتمكنَ المديرُ من استخدامِهَا خلالَ الاجتماعِ، وكل هذه الترتيباتِ تتمُّ بالاتفاقِ مع المديرِ.

السكرتيرُ يَحْضُرُ الاجتماعَ

قد تدعو الحاجةُ أن يحضرَ السكرتيرُ الاجتماعَ، ويقومُ بتدوينِ التفاصيلِ، فإذا دعتِ الحاجةُ لذلكَ يجبُ أن يُعدَّ نفسَهُ، بأن يكونَ على استعدادٍ لتدوينِ تفاصيلِ الاجتماعِ وتلقي التعليماتِ منَ المديرِ. وبعد الانتهاءِ منَ الاجتماعِ يجبُ على السكرتيرِ أن يعيدَ ترتيبَ غرفةِ الاجتماعاتِ أو غرفةِ المديرِ، وأن يقومَ بطباعةِ تقريرِ الاجتماعِ لعرضِهِ على المديرِ وأخذِ الموافقةِ عليهِ لإعلامِ مَن حضرُوا الاجتماعَ بما جاءَ فيه بصورةٍ رسميةٍ.

عندما يكونُ الاجتماعُ كبيرَ العددِ أو بصددِ مناقشةِ موضوعٍ هامٍّ على مستوًى عالٍ، أو يكون أعضاءُ الاجتماعِ من أماكنَ مختلفةٍ أحيانًا أو من جنسياتٍ مختلفةٍ في أحيانٍ أخرى، فإنَّ الاجتماعَ يأخذُ الشكلَ الرسميَّ؛ لأنَّ الشكلَ الرسميَّ ينطوي على اتباعِ عددٍ منَ الإجراءاتِ والتدابيرِ التي من شأنِهَا أن تكفلَ نجاحَ الاجتماعِ منَ الناحيةِ التنظيميَّةِ. والأمورُ المتعلقةُ بالنواحي التنظيميَّةِ للاجتماعاتِ الرسميةِ من صميمِ اختصاصاتِ السكرتيرِ، فعليهِ أن يقومَ بعددٍ من الواجباتِ قبلَ الاجتماعِ، وكذلك له دورٌ هامٌّ وفعّالٌ أثناءَ الاجتماعِ، كما أن عليه واجباتٌ يتحتمُ القيامُ بها بعدَ انتهاءِ الاجتماعِ.

ثالثا – واجباتُ السكرتاريةِ قبلَ الاجتماعِ :

حجزُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ

عندما يكونُ مديرُكَ مسئولاً عن الدعوةِ لاجتماعٍ ما، وذلك حسبَ القانونِ الأساسيِّ والنظامِ الداخليِّ للمؤسسةِ، يكونُ لزامًا عليكَ أن تقومَ بجميعِ النواحِي التنظيميةِ التي تكفلُ نجاحَ الاجتماعِ، ومن أهمِّهَا: حجزُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ، فقبلَ إرسالِ الدعوةِ للأعضاءِ للاجتماعِ، يجبُ عليكَ أن تتأكدَ من مكانِ الاجتماعِ؛ فلن تستطيعَ إرسالَ الدعواتِ إلا بعدَ تحديدِ مكانِ الاجتماعِ. ونوعُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ المطلوبةِ يتوقفُ على عددِ الأفرادِ الذين سيتمُّ دعوتُهُم للاجتماعِ ومدى الحاجةِ إلى توفّرِ معداتٍ خاصةٍ بالقاعةِ كأجهزةِ الترجمةِ وجهازِ العرضِ وخلافهِ، وهذه الأجهزةُ قد تكونُ غيرَ متوافرةٍ بالمؤسسةِ؛ وبالتالي قد يستلزمُ الأمرُ حجزَ قاعةِ الاجتماعاتِ بأحدِ الفنادقِ الكبرى أو أحدِ دواوينِ الاجتماعاتِ المخصصةِ لهذا الغرضِ.

مواصفاتُ غرفةِ أو قاعةِ الاجتماعاتِ

يمكنُكَ تحديد حجمِ القاعةِ بمعرفةِ عددِ الأعضاءِ، فإذا كان الاجتماعُ دوريًّا ويحضرُهُ أعضاءٌ لا يتغيرون؛ فيمكنكَ معرفة العدد بالرجوعِ إلى الاجتماعِ السابق، فإذا كانَ الاجتماعُ الذي نحن بصددِهِ الأولَ من نوعهِ، فيمكنكَ معرفة العدد من خلال دعواتِ الأعضاءِ. كذلك يجبُ معرفةُ الأجهزةِ التي يحتاجُها الاجتماعُ، والعملُ على توفيرِها والتأكدُ من أنّها تعملُ بكفاءةٍ ويتمُّ ذلك بسؤالِ المديرِ عن الأجهزةِ المطلوبةِ. ولا يفوتكَ أن تأخذَ في اعتبارِكَ فتراتِ الراحةِ خلالَ يومِ الاجتماعِ – إذَا كانَ الاجتماعُ سيمتدُّ ليومٍ طويلٍ أو عدةِ أيامٍ في بعضِ الأحيانِ – وما يمكنُ تقديمُهُ من مشروباتٍ أو وجباتِ طعامٍ للأعضاءِ، كل هذه الأمورِ عليكَ بمتابعتِها والتأكد من دقتِها حتى يمكنكَ الاطمئنان إلى أن الاجتماعَ قد حُضِّرَ له بصورةٍ جيدةٍ.

يعتبرُ توجيهُ الدعوةِ للاجتماعِ من أهمِّ الأركانِ الضروريةِ لصحتِهِ، بل لصحةِ القراراتِ التي تصدرُ عنه، ويجبُ عليكَ كسكرتيرٍ مسئولٍ عن تنظيمِ الاجتماعِ أن تراعي الأركانَ الضروريةَ اللازمةَ لصحةِ الاجتماعِ، فيجبُ أن تختارَ الوقتَ المناسبَ لإرسالِ الدعواتِ، فإرسالُ الدعواتِ قبلَ موعدِ الاجتماعِ بمدةٍ طويلةٍ تصرفٌ غيرُ حكيمٍ، فمن السهلِ في هذه الحالةِ أن ينسى الأفرادُ موعدَ الاجتماعِ لطولِ الفترةِ الزمنيةِ بين إرسالِ الدعواتِ والموعدِ المحددِ للاجتماعِ، كما أن إرسالَ الدعواتِ قبلَ الاجتماعِ بفترةٍ قصيرةٍ لا يعطي للأفرادِ الفرصةَ لتحضيرِ أنفسِهِم للاجتماعِ خاصةً إذا كانت هناك أوراقٌ ومواضيعُ يجبُ إعدادُها لمناقشتِها في الاجتماعِ. والأنسبُ أن تُرسلَ الدعواتُ للحضورِ قبل الاجتماعِ بأسبوعين أو أكثر قليلاً حتى يتمكنَ الأعضاءُ من الترتيبِ لحضورِ الاجتماعِ.

مواصفاتُ دعواتِ الاجتماع

يجبُ أن تُوضحَ الدعوةُ اسمَ الشخصِ المطلوب دعوتُهُ للاجتماعِ، وموضوعَ الاجتماعِ، وميعادَه، ومكانَه، والغرضَ منه، كذلك يمكنُ إعدادُ الدعوةِ بشكلٍ يسمحُ بأن تتلقى ردًّا على الدعوةِ سواء بالموافقةِ على الحضورِ أو عدم إمكانيةِ الحضورِ. ويتمُّ ذلك بأن يكونَ هناك جزءٌ في نهايةِ الدعوةِ يمكّنُ صاحبَ الدعوةِ من الردِّ بنعمٍ أو لاَ، ويطلبُ منه قطعَ هذا الجزءِ وإعادتهُ إليكَ في موعدٍ محددٍ حتى يمكنكَ أن تعرفَ وتحددَ من سيحضرُ الاجتماعَ والعددَ الفعليَّ للحضورِ، كذلك يجبُ عليكَ الاحتفاظُ بنسخٍ من الدعواتِ التي وُجهتْ للأفرادِ ومواعيد إرسالهَا لأيِّ ظرفٍ طارئٍ.

إعدادُ جدولِ الأعمالِ

يتوقفُ نجاحُ الاجتماعِ مهما كان الغرضُ منه على مدى كفاءةِ التحضيرِ له، ويكونُ التحضيرُ للاجتماعِ بإعدادِ جدولِ الأعمالِ، ويعتبرُ جدولُ الأعمالِ الورقةَ الرسميةَ التي يعتمدُ عليها المديرُ في إدارتِهِ للاجتماعِ وكذلك الأعضاءُ في متابعتِهم لما يجرِي أثناءَ الاجتماعِ. وجدولُ الأعمالِ قائمةٌ تحتوي على الموضوعاتِ الرئيسيةِ التي سيتمُّ مناقشتُهَا والتصويتُ عليها من خلال الاجتماعِ مرتبة بحسب أهميةِ الموضوعاتِ. ويجبُ عليكَ كسكرتيرٍ مسئولٍ عن تنظيمِ الاجتماعِ أن تقومَ بطباعةِ جدولِ الأعمالِ وتصويرِ عددِ نسخٍ تكفي أعضاءَ الاجتماعِ وكذلك توزيعها عليهم في يومِ الاجتماعِ أو إرسالها بالبريدِ لهم قبلَ الاجتماعِ للاطلاعِ عليها حتى يتمكنَ الأعضاءُ الذين يريدُون تقديمَ ورقةِ عملٍ، أو بحثًا بخصوصِ موضوعٍ ما وردَ بالجدولِ من الإعدادِ لهذا البحثِ، وفي أحيانٍ أخرى يطلبُ منكَ متابعةُ الأعضاءِ ومعرفةُ عددِ البحوثِ التي ستقدّمُ للمناقشةِ ويكونُ لك السلطة في طلبِ هذه الأبحاثِ من أصحابِها قبل الاجتماعِ بوقتٍ كافٍ حتى يمكنكَ إعدادها وتجهيزها من طباعةٍ وتصويرٍ قبل موعدِ الاجتماعِ.

إعدادُ ملفِّ الاجتماعِ

من واجباتِ السكرتيرِ المتعلقةِ بالاجتماعاتِ أن يقومَ بإعدادِ الملفِّ الخاصِّ بالاجتماعِ موضوع المناقشةِ، وذلك بإرفاقِ جميعِ الأوراقِ والمستنداتِ التي سيحتاجُها المديرُ أثناءَ الاجتماعِ. كذلك سيكونُ عليهِ أن يتأكدَ من أنَّ كلَّ عضوٍ وافقَ على إعدادِ ورقةٍ لطرحِها بالاجتماعِ قد أرسلَ له الورقةَ، وأنهُ قد قامَ بإعدادِها وطباعتِها وتصويرِها لجميعِ الأعضاءِ لتوزيعِها في بدايةِ الاجتماعِ.

رابعا – واجباتُ السكرتاريةِ أثناءَ الاجتماعِ :

واجباتُ السكرتيرِ أثناءَ الاجتماعِ

تختلفُ واجباتُ السكرتيرِ منَ اجتماعٍ لآخرَ، فهناكَ اجتماعاتٌ يجبُ على السكرتيرِ حضورُهَا ومن ثَمَّ له واجباتُهُ، كما توجدُ اجتماعاتٌ لا تدعو الحاجةُ إلى وجودِ السكرتيرِ، وعندئذٍ يستمرُّ السكرتيرُ في عملِهِ بصورةٍ طبيعيةٍ مع الاهتمامِ بأيِّ طارئٍ قد ينشأُ ويتعلقُ بالاجتماعِ كأنْ تأتي مكاملةٌ هاتفيةٌ لأحدِ أعضاءِ الاجتماعِ، ففي هذه الحالةِ يجبُ على السكرتيرِ أن يعرفَ كيفَ يتصرفَ ويعالجَ مثلَ هذه المواقف.

حضورُ الاجتماعِ وتدوينُ التفاصيلِ

إذا كان على السكرتيرِ أن يحضرَ الاجتماعَ؛ فإن الأمرَ تترتبُ عليه بعضُ الواجباتِ التي يجبُ على السكرتيرِ القيامُ بها، ومن هذه الواجباتِ ما يلي:
1- حصرُ وتسجيلُ أسماءِ الأعضاءِ؛ للتأكدِ منَ الأعضاءِ الذين حضروا والأعضاءِ الذين لم يحضرُوا.
2- إثباتُ الإجراءاتِ التي اتبعتْ – من خلالِ رئيسِ الاجتماعِ – للتحققِ من صحةِ انعقادِ الاجتماعِ.

تسجيلُ تفاصيلِ الاجتماعِ

إنَّ تسجيلَ تفاصيلِ الاجتماعِ من واجباتِ السكرتيرِ أثناءَ الاجتماعِ، ويتمُّ التسجيلُ باستخدامِ جهازِ التسجيلِ؛ لمساعدةِ السكرتيرِ على القيامِ بهذه المهمةِ خاصةً في الحالاتِ التي يكثرُ فيها عددُ أعضاءِ الاجتماعِ ويكونُ السكرتيرُ غيرَ ملمٍّ بشخصياتِ الأعضاءِ. وفي هذه الحالةِ يمكنهُ الاعتماد على جهازِ التسجيلِ وكذلك بالرجوعِ إلى مديرِهِ ليرشدهُ إلى أسماءِ الأعضاءِ ليمكنهُ تسجيلها عند قيامِ أحدِ الأعضاءِ بالتحدثِ أثناءَ الاجتماعِ، كذلك في ظلِّ التكنولوجيا الحديثةِ التي تتسلحُ بها المكاتبُ اليوم، فإنه يمكنُ الاعتمادُ على جهازِ الفيديو في تسجيلِ الاجتماعِ ثم الرجوعُ إليه في أيِّ وقتٍ لاستخدامهِ في إعدادِ تقريرِ الاجتماعِ.

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFX
    FinMaxFX

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

التداول العربي
Leave a Reply

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: