تحديد الأولويات

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFX
    FinMaxFX

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

تحديد الأولويات | مبدأ تعيين الأولويات لادارة وقتك

اذا كنت تسال كيف ترتب اولوياتك وما هي مهارة تحديد الاولويات فبهذا المقال ستتعرف على معايير تحديد الاولويات وادارة الاولويات

تعريف ترتيب الأولويات

هي المهارة التي تساعدك على ترتيب احتياجاتك على حسب اهميتها مبتداً بالاهم ثم المهم فالاقل اهمية، لمساعدتك على اتخاذ قرارتك و انجاز مهامك بوقت اقل وبشكل اسرع

اهمية تحديد الاولويات

يساعدك نظرية ترتيب الأولويات على تنظيم وادارة الوقت في حياتك اليومية لتستطيع إنجاز المهام اليومية والتركيز على اهمها واكثرها فائدة بالنسبة لحياتك.

كيفية تحديد الاولويات والاهداف وما هي مراحل تحديد الاولويات

1. سجل قائمة بكافة الأنشطة التي أن تقوم بها

على أن تتضمن قائمتك واجباتك الوظيفية الرسمية والمشاريع الخاصة التي ترغب باتمامها واجباتك على الطلبات الروتينية للمعلومات او العمل المقدمة من قبل الآخرين في المؤسسة وأية مهام آخرى تقوم بها ويح تستكمل هذه القائمة فإنها يجب أن تعطي وصفا جيدا لعملك .. في هذه الخطوة تجاهل الأولوية والأهمية ومقدار الوقت الذي تستغرقه كل خطوة وغيرها ، ببساطة سجل الأنشطة بأية طريقة تناسبك

2. رتب كل نشاط مدرج وفقا لأهميتها الفعلية أو الحقيقية

استخدام مقياس الأهمية للحكم على الأهمية النسبية لهذه الأنشطة وتحديد رقم لكل منها فليست أهمية جميع الأنشطة المتساوية ؟ ولا تستحق جميعاً تقييما عاليا والاحتمال الأغلب ان يقع بعض الأنشطة تحت إحدى النقاط. استخدم حكمك او تقييمك لتقدير أهمية كل نشاط بالنسبة لك شخصيا وللشركة قم بتوجيه هذه الأسئلة بالنسبة لكل نشاط هل هذا يهم فعلا ما مدى المساهمة المباشرة للنشاط في تحقيق الأهداف المهمة ؟ كن صريحا وموضوعيا بهذا الصدد.

3. رتب كل مهمة وفقا لإمكانية تفويضها

عن تكليف شخص آخر بمهمة غالبا ما يكون مرؤوسا يمكن توقع قيامه بأداء تلك المهمة بكفاءة هو التفويض عند ترتيب احتمالات تفويض أنشطتك فإن السؤال الأول الذي يجب الإجابة عليه لكل نشاط هو :

هل يجب أن تكون مسئولا عن هذا النشاط بشكل شخصي ؟ فإذا كان الجواب بالنفي فإن عليك تفويضه إلى شخص ضمن نطاق سلطتك إما ما كان من الملائم لك تولي مسؤولية ذلك النشاط فخذ بالاعتبار المقياس وأن تنجز بعض الأنشطة بنفسك بينما الأنشطة الأخرى يمكن أن تنجز بشكل فعال بواسطة أشخاص آخرين ومع ذلك هناك نقطتان تؤثران دوما على قرار التفويض.

  • وجود شخص ما ضمن نطاق سلطتك مؤهل للقيام بالنشاط المطلوب.
  • وما إذا كان لدى الشخص المؤهل وقت للقيام بذلك.

معيار احتمال التفويض

يجب أن تنجز بواسطتك (يتطلب مهاراتي الشخصية أو سلطتي).

يمكن أن ينجز بواسطة احد ما (بواسطة آخرين لديهم مهارات أو أوقات متوفرة).

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFX
    FinMaxFX

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

4. رتب كل مهمة وفقا لمتطلبات الاتصالات

عند هذه النقطة تحتاج للقيام بأمرين :

  • حدد لكل نشاط موجود على قائمتك الأشخاص الرئيسيين الذين يجب أن تتصل معهم كي تنجز المهمة المعينة بنجاح وفي الوقت المحدد.
  • بالنسبة لكل شخص من هؤلاء الأشخاص (وليس بالنسبة للنشاط ) رتب طريقة تكرار الاتصال الضروري مع كل واحد منهم، ثم ارجع لمقياس تكرار الاتصالات المذكور.

5. رتب كل نشاط وفقا للأولوية

يتراوح تدرج مقياس الأهمية الملحة ما بين ملح جداً بالنسبة للمهام التي يجب أن تنجز بالكامل فوراً والوقت ليس مهما ويشير الإلحاح إلى المدى الذي يمكن تأجيل نشاط ما فيه دون أن تحديد الأهداف.

مقياس الأهمية الحقيقة

  • أنشطة مهمة جداً لها تأثير مباشر على الأهداف التي لها أولوية بالنسبة لك ولشركتك وإذا لم تنجز هذه الأنشطة فسوف يؤثر ذلك على إنجاز الأهداف المهمة.
  • أنشطة مهمة تساهم في إنجاز الأهداف إلا أن عواقب إهمالها ليست أكيدة او فورية مثل عواقب إهمال الأنشطة المهمة جدا.
  • أنشطة حرة لا تعتبر مهمة جدا وهي تقدم نتاجا قيما ومفيدا ولكن يمكن الاستغناء عنها في الحالات الطارئة وإهمال هذه الأنشطة لن يسبب بالضرورة ضياع الأهداف عالية المستوى.
  • أنشطة غير مهمة لا تساهم بإنجاز الأهداف الأساسية مع أن ذلك قد لا يكون واضحا على الفور فكر جيدا بهذا السؤال هل يحدث شيء ذو أهمية إن لم أقم بعمل هذا ؟ فهذا سيساعد في التعرف علىمضيعات الوقتهذه.

مقياس الأولوية

أ‌. عاجل جدا يجب أن ينجز فورا

ب‌. عاجل يجب أن ينجز قريبا

ت‌. ليس عاجلاُ مطلب طويل الأجل

ث‌. الوقت ليس مهما

مربع الأولويات

لاحظ أن بعض المهام قد تكون مهمة جداً لكنها ليست عاجله ويجب القيام بها بعناية في وقت ما وليس مهما إذا أنجزت في الأسبوع القادم ، فقد تكون الدقة أكثر أهمية لمثل هذه المهام من السرعة فدراسة مناهج عملية تتميز بالكفاءة على سبيل المثال قد يتحقق بعض التحسينات، الإ أن ذلك لا يعطيها أولوية على المهام الضرورية للحفاظ على الكفاءة الحالية.

تحديد أولوياتك التي تهم في اللحظة الراهنة لا يتعلق بأداء المزيد من الأعمال إنما بأداء المهم من الأعمال كما لا يعني أن تؤدي أعمالا اقل لمجرد انك مشغول بل يعني أن تستثمر وقتك وجهدك و مواردك بحكمة لكي تقوم بالضروري فقط وتتمكن من تقديم أفضل ما لديك وما يخدمك ويخدم اهلك وأصدقائك ومؤسستك ومن حولك فالدرس الضروري هنا هو انك إن لم تحدد أولوياتك بنفسك فسيأتي من يحددها لك رغما عنك. .

كيفية ترتيب الأولويات

قد تشعر أحيانًا أن عاتقك يئن من وزن المسؤوليات الملقاة عليه؛ إذ تتراكم عليك متطلبات العمل والدراسة، وأعمال المنزل، والالتزامات الأسرية والعائلية، وواجبات الصداقة؛ فلا ترى في بعض الأيام متسعًا لكل هذا. ولذلك، عليك تعلُّم كيف ترتب أولوياتك؛ لكي تصير أكثر كفاءة في استثمار وقتك، وتوفر من وقتك ومجهودك، وتهدئ من توترك النفسي. تعلم كيف تفصِّل مهامك إلى أقسام محددة، وتحدد درجاتها من الصعوبة؛ كي تتعامل معها كالمحترفين.

ترتيب الأولويات

محتويات

ترتيب الأولويّات

يتنفّس الصّبح كلّ يوم معلناً استيقاظ يوم جديد، حاملاً معه أمانٍ ودعوات كثيرة ألّا يكون البارحة كاليوم؛ فنسعد به أكثر، ونقترب من أهدافنا أكثر، لكن هذه الأماني لن تتحقق من ذاتها؛ إذ ليس هناك في الواقع مارد أو جنّي يقطن في مصباح علاء الدين، ينتظركَ ليحققها لك، ويضيع معظمنا مشتتاً نفسه بين هذا وذاك: فرجلٌ يغيب عن منزله ومجالسةِ زوجته وأولاده، وينفق جلّ وقته في عمله ومستقبله المهنيّ، وامرأة ينازعها قلبها كلّ ليلة؛ أوَتترك طفليها اللذين لم يتجاوز كليهما ثلاث سنوات، تغيب عنهم تسع ساعات في اليوم، مُودِعةً إيّاهم في حضانات الأطفال التي تنفق جزءاً معتبراً من مرتبّها عليهم؟ أم تترك وظيفتها وتتخلّى عن طموحها الأكاديميّ والمهنيّ وتحبس نفسها في المنزل؟

إنّ صراع التوازن هذا بين الوظائف المختلفة، يشهدهُ الكلّ تقريباً في هذا العصر المتسارع، وسنحاول هنا تسليط الضوء على تنظيم هذا الخلل في الحياة عبر ترتيب الوظائف والمهمّات تبعاً لأولويّاتها. [١]

كيفية ترتيب الأولويّات

إنّ التخطيط للحياة لا يقلّ أهميّة أبداً عن التخطيط الذي يقوم به المدراءُ لشركاتهم، والمهندسون لطرق وأبنية المدينة، بل يحتلّ فوقهم درجة؛ إذ إنّ وضوح رؤيا الإنسان في حياته وسعادته بتحقيق ذاته ستجعله أقدر على أن يكون فعّالاً في عمله لبلده ومجتمعه، وبالانطلاق من هذه المقدّمة الأساسيّة، لننظر إلى حياتنا على أنّها طريق طويل يحتاج لرسم وبناء.

قبل البدء ببناء هذا الطريق، نحتاج أوّلا لتحديد مجموعة القواعد والمبادئ التي علينا اتّباعها، والرؤية التي نحملها لأنفسنا في هذا العالم، والمهامّ التي تترتّب لتحقيق هذه الرؤية. بعبارة أخرى؛ تحديد المنهج الذي سيقودنا للغاية التي نريد. هذا المنهج، أو كما يسمّيه صاحب كتاب إدارة الأولويّات ستيفن كوفي: “البوصلة”، فهو ما يوفر علينا عناء الذهاب لوجهة خاطئة، دالّاً إيّانا كيف نتصرّف في يومنا الواحد، ولمن نعطي الأولويّة في التنفيذ على المدى القصير والطويل، وتسهُل علينا المهمة بعد ذلك، فنوزّع الوقت الذي نملكه على وظائفنا ومهامّنا، متبّعين بذلك البوصلة التي حددناها لأنفسنا. ويُعزي ستيفن كوفي الصراع الذي يعيشه الناس في توزيع أوقاتهم إلى وجود فجوة بين البوصلة (المنهج)، والسّاعة (توزيع المهمات على الوقت المتاح)، وهذه الفجوة نشعر بها عندما ندركُ أنّ ما نقوم به كلّ يوم لا يقدمنا خطوات كثيرة نحوَ ما نعتبره أولويّة وضرورة في حياتنا. [٢]

الحاجات الضروريّة لتوازن الإنسان

حتى نصل للرضا عن أنفسنا، هناك أربعُ حاجات إنسانيّة واجب إشباعها بصورة متوازنة، وهي كالتالي: [٣]

  • الحاجات المادّية.
  • الحاجات الروحيّة.
  • الحاجات الاجتماعيّة.
  • الحاجات العقليّة.

إنّ أي نقص في واحدة منها، أو طغيان إحداها على الأخرى سيؤثّر بالضرورة على البقيّة، [٣] وتحقيق التوازن بينها لا يعني توزيع الوقت على هذه الحاجات بطريقة منفصلة، فهي متداخلة فيما بينها، وليس لأحدها وجود مستقل عن الآخر، فمثلاً إذا أراد شخص تحسين دخله المادي بالانشغال بعمل لا يحبّه ولا يهواه، سيؤثر هذا بلا شكّ على حالته النفسية، ويكون الحلّ بأن يشتغل بما يحبّ حتى يحقق التوازن بين حاجاته الروحيّة وحاجاته المادّية. [٤]

قراءة النفس

إنّ تحديد ما تحتاجه النفس في كل من المناطق السابق ذكرها يكون على أكمل صورة بمعرفة معالم النفس، ويتأتّى ذلك عبر قراءتها قراءةً سليمة، وبصورة مستمرّة، بمعدلّ نصف ساعة إلى الساعة يومياً مع مراعاة اختيار مكان هادئ لا يقاطعك فيه أحد، [٥] كما أنّ قراءة النفس تتناول كل جوانب الحياة، وتكون بالإجابة عن الأسئلة التي تؤثّر في حياتنا بالضرورة، وذلك من مثل:

  • على المستوى الرّوحي: كيف أرى نفسي وأصفها؟ وما أكثر ما أحب وما أبغض فيها؟ ما هو الهدف من وجودي على الأرض؟ وما هي المميّزات التي أملكها لأحقق ذاتي ودوري في الحياة؟ [٦]
  • علاقتي الاجتماعية مع الآخرين: علاقتي مع أسرتي وأقاربي وجيراني وأصدقائي، هل هي قوية أم ضعيفة؟ هل هناك مشاكل معينة في الإطار الإجتماعي تؤثّر على نمط حياتي اليومي ويجب أن أحلها حتى أستطيع التقدّم في حياتي؟ [٧]
  • على المستوى الأكاديميّ: هل أنا راضٍ عن تخصصي الحالي في المدرسة؟وهل هناك أي أثر سلبي من فشل أو غيره يؤثّر على أدائي الأكاديمي وأحتاج لعلاجه؟ [٨]
  • على المستوى المهنيّ: هل أنا سعيد في وظيفتي؟ ما الذي يدفعني أن أصرّ على البقاء فيها؟ هل يستنزف الكثير من وقتي على حساب أدواري ووظائفي الأخرى؟ [٩]
  • على المستوى المادّي: هل يتناسب دخلي الحالي مع احتياجاتي؟ أم يجب عليّ أن أبحث عن عمل كلّي جديد أو عمل إضافي بعد الدوام؟ [٩]

جدولة الوقت

إنّ من أشهر النماذج في توزيع المهمّات على الوقت هو نموذج إدارة الوقت حسب الطوارئ والأهمّية، وهو يعتمد على تقسيم المهامّ لأربع مناطق كالتاليّ، مع التمثيل البسيط عليهم: [١٠]

عاجل ومهمّ:

تحديد موعد مع طبيب الأسنان لعلاج الضرس الملتهب

غير عاجل ومهمّ:

تخطيط لنزهة عائليّة الأسبوع المقبل

عاجل وغير مهمّ:

الردّ على مكالمات هاتفيّة ليست ذات أهمّية

غير عاجل وغير مهمّ:

تصفّح مواقع التواصل الاجتماعي لأكثر من ساعة مع عدم وجود حاجة حقيقيّة

المثال التالي يشرح هذا التقسيم عمليّاً:

تعملُ سلمى في إحدى الوظائف المُعتبَرة، من السّاعة التاسعة صباحاً وحتّى الخامسة مساءً، ومع أنّ زوجها متعاون جدّاً إلّا أنّ رغبتها في أن تشاهد طفلتها التي رزقت بها منذ بضعة أشهر وهي تكبر أمام عينيها تجادلها كل صباح عندما تهمّ بالذهاب للعمل، وبعد الجلوس مع نفسها قررت توزيع الوظيفتين كالتالي:

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFX
    FinMaxFX

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

التداول العربي
Leave a Reply

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: