كيفية إدارة الوقت وتنظيمه في مكاتب العمل

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFX
    FinMaxFX

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

كيفية إدارة الوقت وتنظيمه

محتويات

إدارة الوقت

تُعرَّف إدارة الوقت (بالإنجليزيّة: Time management) على أنّها: عمليّة يتمُّ من خلالها ترتيب المَهامّ التي سيتمُّ تحقيقها، والتأكُّد من إنجازها في الوقت المُحدَّد لذلك، وهي الكيفيّة التي يتمُّ فيها قضاء ساعات العمل، مع تحديد الأولويّات للمَهمّات؛ بهدف تحقيق أكبر قَدْر من الكفاءة، [١] وتُعَدُّ مهارة إدارة الوقت من أكثر المهارات فاعليّة في حياة الإنسان؛ فالأفراد جميعهم لديهم القَدر نفسه من الوقت، إلّا أنّ مهارة إدارة الوقت تُمكِّن من يمتلكها من تحقيق أهدافه في العمل، والحياة الاجتماعيّة. [٢] وتُشير إدارة الوقت إلى استخدام الوقت بفعاليّة؛ حيث يتمُّ تحديد الوقت المناسب للنشاط الصحيح، وتحديد الأنشطة تِبعاً لأهمّيتها، فإدارة الوقت تعني باختصار الاستخدام الأمثل للوقت؛ إذ يتَّسم الوقت بالمحدوديّة. [٣]

كيفيّة إدارة الوقت وتنظيمه

إنّ الاستخدام الأمثل للوقت يتمُّ من خلال إدارته، وتنظيمه؛ وذلك لتحقيق النجاح في الحياة، ويكون ذلك من خلال ما يأتي: [٤]

  • تحديد الأولويّات: حيث تُعرَّف الأولويّات على أنّها: الأمور الواجب تنفيذها على نحو عاجل؛ أي الأمور المُستعجَلة، إذ يتمّ وضع خُطّة تُكتَب فيها المَهمّات، والوقت المُحدَّد لإنجاز كلِّ مهمّة، بحيث تُكتَب المَهامّ ذات الأولويّة في البداية، ثمّ تتدرَّج المَهامّ إلى الأقلّ، ثمّ الأقلّ أهمّية.
  • التأكُّد من إنجاز المَهامّ: لا بُدَّ من التأكُّد من إنجاز المَهمّات في الوقت الذي تمّ تحديده لإنجازها، وتوفير التعزيز، والمكافأة الشخصيّة في حال تمّ إنهاء المهمّة قَبل انتهاء الوقت المُخصَّص لها.
  • تحديد العمل المُهمّ والمُستعجَل: لا بُدّ من فَهم الفرق بين العمل المُهمّ، والعمل المُستعجَل الضروريّ؛ إذ يلزم البَدء أوّلاً بالعمل الذي لا يمكن تأجيله، ومن ثمّ أداء الأعمال الأخرى.
  • التركيز: لا بُدَّ من المحافظة على التركيز أثناء أداء مهمّة ما إلى حين إنهائها، وعدم الانشغال بما يُعيق الاستمرار في إنجازها، حيث إنّ الانقطاع يُؤدّي إلى فُقدان التركيز في العمل.
  • تحديد وقت للراحة: إذ إنّه يجب وضع بعض الوقت في الجدول اليوميّ؛ للحصول على قِسط من الراحة، وإجراء المكالمات الهاتفيّة، وتصفُّح الإنترنت، وتناول الطعام؛ وذلك لأنّ الإنسان ليس آلة قادرة على الإنجاز المُتواصِل.
  • وضع أهداف واقعيّة: لا بُدَّ من معرفة ما يحتاج الإنسان إلى تحقيقه، والوقت المطلوب لذلك، إذ إنّه من المهمّ وضع أهداف تتَّسم بالواقعيّة، بحيث تكون قابلةً للتحقيق.
  • التطوير من عادة التنظيم: يساعد التنظيم، والتخطيط بشكل جيّد على إدارة الوقت، وقد يتمّ ذلك من خلال وجود مُفكِّرة، وقلم؛ للتدوين، والاحتفاظ بالملاحظات المُهمّة؛ إذ إنّ الفوضى من الأمور التي تهدرُ الوقت.

فوائد إدارة الوقت

تُساعد إدارة الوقت على تحقيق الاستخدام الأفضل للوقت المُتاح، كما أنّ لها دوراً مُهمّاً في حياة الفرد المهنيّة، والشخصيّة، ومن هذه الفوائد ما يأتي: [٥]

  • الدقّة والانضباط: حيث إنّ إدارة الوقت بفاعليّة تُعلِّم الفردَ الانضباط، والدقّة في إدارة العمل المطلوب منه، من خلال وضع خُطّة للمَهامّ المطلوبة في بداية اليوم، والوقت اللازم؛ لإنجازها، ممّا يزيد من إنتاج الفرد.
  • التنظيم: حيث إنّه من خلال الإدارة الفعّالة للوقت، يُصبح الفرد أكثر تنظيماً، وذلك عن طريق ترتيب الأشياء في مكانها المناسب، ممّا يُقلِّل الفوضى، وهَدر الوقت في البحث عن هذه الأشياء عند الحاجة إليها، ويهتمُّ الأفراد بإدارة، وترتيب أماكن العمل، والدراسة، بحيث تبقى نظيفة، ومُنظَّمة؛ لتحقيق الإدارة المُثلى للوقت.
  • الثقة ورفع المعنويّات: ترتفع معنويّات الفرد، وتزيد ثقته بنفسه؛ نتيجة إدارة الوقت الناجحة؛ حيث ينجزُ الفرد المَهامّ ضمن الفترة الزمنيّة المُحدَّدة، ممّا يجعله مُتميِّزاً بين زملائه، وفي مكان عمله.
  • تحقيق الأهداف: تجعل إدارة الوقت الفرد يلتزم بخُطّة زمنيّة، ممّا يساعده على تنظيم وقته، بحيث يُحقِّق الأهداف في أقصر فترة زمنيّة ممكنة، بحيث يكون تحقيق هذه الأهداف قَبل المواعيد النهائيّة.
  • الإنتاجيّة والنجاح: تُساهم إدارة الوقت في تحقيق النجاح للفرد، والاستمرار فيه، كما أنّ لإدارة الوقت الناجحة دورٌ مهمّ في زيادة إنتاجيّة للفرد؛ إذ إنّه كلّما تمكَّن الفرد من إدارة وقته بفاعليّة، زاد إنتاجه.
  • التخطيط: تُساعد إدارة الوقت الأفراد على التخطيط الناجح، وتُمكِّنهم من التحلّي بالمقدرة على التوقُّع، والتنبُّؤ بالمستقبل.
  • التقليل من التوتُّر والقلق: إنّ إنجاز المَهمّات في الوقت المُحدَّد يُقلِّل من تعرُّض الفرد للتوتُّر، والقلق، ممّا يُؤدّي إلى حفظ الوقت، وعدم ضياعه، وبالتالي إيجاد مُتَّسع من الوقت لدى الفرد؛ لأداء الأنشطة الأخرى.

أهمّية إدارة الوقت

تتمُّ عمليّة إدارة الوقت من خلال المهارات، والمبادئ، والمُمارَسات التي تُساعد على استغلال الوقت، وإنجاز المطلوب، كما أنّها تُعتبَر من الأمور المُهمّة التي تُعلِّم الفرد كيفيّة الاستفادة من وقته بطريقة فعّالة، ومن أهمّ الأمور الدالّة على أهمّية الوقت: [٦]

  • خصوصيّة الوقت: حيث إنّ الوقت يُعَدُّ من الموارد الخاصّة التي لا يمكن تخزينها، أو الاحتفاظ بها؛ لاستخدامها فيما بعد، وذلك لأنّ لكلّ فرد مقدارالوقت ذاته، وهو لا يستطيع استرجاع الجزء الذي لم يتمكّن من استغلاله بطريقة جيّدة منه.
  • محدوديّة الوقت: يُعَدُّ الوقت من الموارد المحدودة، والمُتمثِّلة بأربع وعشرين ساعة في اليوم؛ لذا لا بُدّ من التخطيط؛ للاستفادة منه بحكمة.
  • الخيارات المُتاحة: هناك الكثيرمن الخيارت المُتاحة أمام الفرد كلّ يوم، وبعض هذه الخيارات قد تحرفه عن مساره، وهدفه، ممّا يتسبَّب في هَدر الوقت في الأنشطة غير المُهمّة، والمُضيِّعة للوقت، والطاقة؛ ولهذا فإنّه لا بُدّ من التحلّي بالإرادة القويّة، والانضباط الذي يُحقِّق الهدف، دون إضاعة للوقت، والطاقة.

كيفية إدارة الوقت

محتويات

إنشاء خطة يومية

وضع خطة للبرنامج اليومي في الليل قبل النوم أو في الصباح الباكر، الأمر الذي من شأنه أن يساعد على إعطاء النظرة حول كيفية تمضية اليوم، وبالتالي تكون المهمة بالالتزام بالخطة قدر المستطاع. [١]

تحديد وقت لكل مهمة

يساعد تحديد الوقت لإنجاز مهمة ما على عدم التباطؤ في العمل، وإنهاء المهام في الوقت المخصص له، فعلى سبيل المثال يمكن وضع مهلة معينة لإنهاء مهمة قبل العاشرة صباحاً، ومهمة أخرى بحلول الثالثة مساءً، ومهمة ثالثة بحلول الخامسة والنصف مساءً. [١]

تحليل المهام

تحليل المهام إلى مكوّناتها، وكتابة الخطوات بشكل واضح ودقيق، إذ من الممكن إنجاز كلّ خطوة على حدة، وإكمالها قبل الانتقال إلى المهمة التالية، بالإضافة إلى إمكانية الحفاظ على الحماس من خلال مكافأة النفس عند الإنجاز وتحقيق الأهداف. [٢]

تنظيم الوقت

يمكن تنظيم الوقت من خلال تسجيل كل ما يتمّ القيام به لمدة أسبوع وبتفاصيل دقيقة، لمعرفة الأشياء التي تُضيع الوقت والحدّ منها، ثمّ فحص هذا السجل للتأكّد من طريقة استغلال الوقت، بالإضافة إلى إمكانية تسهيل الأمور من خلال عدم ترك الأعمال للحظات الأخيرة، وتطوير روتين عمل معين، والحفاظ على تأدية العمل بانتظام، والالتزام بجدول زمنيّ حتى يتمّ الالتزام بالمواعيد في الوقت المناسب. [٢]

تتبع الوقت

يساعد تتبّع الوقت على معرفة كيفية تمضية الوقت، وتحليله سواء تمّت تمضيته في العمل، أو في الترفيه، أو لأسباب شخصية، أو مع العائلة، وذلك من خلال تتبع كل ما يحدث باليوم وكتابته دون اختصار على فترات تتراوح لمدة ربع ساعة لأسبوع أو لأسبوعين، وتحديد المهمة التي تتطلّب وقتاً أطول، وتحديد الوقت الذي يكون فيه الفرد أكثر نشاطاً وفعالية خلال اليوم، وبالتالي فإنّ ذلك سيساهم في استغلال الوقت لتحديد خطة العمل، بالإضافة إلى امتلاك شعور جيد بمقدار الوقت الذي تتطلّبه الأنشطة الروتينية، حيث يساعد في أن يكون التخطيط أكثر واقعية، وقدرة على تقييم كمية الوقت المطلوبة للنشاطات الأخرى. [٣]

عمل بيئة مناسبة للعمل

يعدّ اختيار الفرد البيئة المناسبة للقيام بالعمل، كوضع الديكور الملهم، عاملاً مهما في زيادة الإنتاجية العامة، والشعور بالحماس والعاطفة. [٤]

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFX
    FinMaxFX

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

تسجيل المهام

يُعدّ وضع المهام الواجب فعلها من الطرق المهمة للقيام بعمل معين، كأن يقوم بوضع المهام الواجب فعلها وتحديدها حسب الأولوية، ثمّ تنظيمها وتجميعها، قبل الشروع بعمل معين في اليوم. [٤]

التركيز على المهمة

يُفضّل التركيز على كلّ مهمة على حدة في وقت معين، وذلك لإنجاز العمل بشكل أسرع، والاستفادة من الوقت، حيث إنّ القيام بعدة مهام في الوقت ذاته، سيمنع التركيز، ويقلّل الإنتاجية في العمل، ممّا سيستغرق وقتاً أطول لإنجازها، مع عدم إعطاء الاهتمام الكافي لكلّ مهمة. [٤]

تجنب الملهيات

يُفضّل إتمام المهام قبل الانتقال إلى إلى شيء آخر، حيث يمكن للأشياء الأخرى بأن تؤجّل، كما أنّ الملهيات تقوم على تشويش الأفكار وسير العمل، وبالتالي إن كان الفرد في منتصف مهمة معينة، وتوقّف عن العمل لفعل شيء آخر، فإنّه من الصعب العودة إلى وضعية العمل. [٤]

بحث عن إدارة الوقت

محتويات

الوقت

يعتبر الوقت عنصراً مهماً في الحياة اليومية للأفراد، فهو ذو أهمية قصوى في تحديد أدوار ووظائف الأشخاص في أوقات وأزمان معينة، فالتحكم به وإدارته تعطي الإنسان نجاحاً، وتمنحه القدرة على الموازنة بين الأهداف والواجبات المطلوبة منه، ولا يمكن تحقيق الموازنة بينهما إلا من خلال تحقيق إدارة ناجحة للوقت.

إدارة الوقت

Time Management، تقتصر عملية إدارة الوقت على استيعاب الفرد وفهمه لكيفية استثماره واستغلاله لإنجاز أكبر عدد من الأهداف في حياة الشخص اليومية، كما تسعى إدارة الوقت في الدرجة الأولى إلى تقليص الوقت الضائع قدر الإمكان واستبدال الفراغ خلاله بإنجاز أعمال ذات أهمية، وبالتالي يساعد على زيادة إنتاجية الأشخاص أو العاملين في منظمة ما.

كما يمكن تعريفه على أنه التحكم بالوقت ووضعه تحت السيطرة، والمدير الناجح يولي الوقت أهمية بالغة، فيتم وضعه في الحسبان قبل البدء بإنجاز الأعمال الموكلة له ومهماته، وذلك نظراً لكون الوقت من أهم الموارد التي يجب إدارتها.

مهارات إدارة الوقت

  • التخطيط.
  • التنظيم.
  • تحديد الأولويات.
  • التوجيه.
  • المتابعة.

وسائل إدارة الوقت

هناك وسيلتان لإدارة الوقت وهما كالتالي:

الوسائل التقنية

يمكن استغلال الأجهزة والوسائل التقنية في إدارة الوقت، مثل الحاسبات الآلية، وأجهزة الهاتف، والمسجل الصوتي، والفاكس، والإنترنت، والبريد الإلكتروني، ويسهّل هذا النوع من وسائل المساعدة في إدارة الوقت من الجهد في تكرار تسجيل القرارات العامة وتوزيعها، وتعتبر هذه الوسائل ذات أهمية بالغة نظراً لما تمتاز به من سرعة عالية ودقة.

الوسائل غير التقنية (الشخصية)

يعتبر هذا الأسلوب اتكالياً، حيث يعتمد فيه الرئيس على مرؤوسيه في تنظيم وقته، مثلاً يتولى السكرتير الدور الأهم في ترتيب وتنظيم وقت المدير، ولكن له فوائد متعددة، منها رفع مستوى الفاعلية والكفاءة في العمل، كما يعطي المدير وقتاً كبيراً في التركيز على مهام ذات أهمية أكثر، وتوفير الوقت.

تصنيف وسطاء الفوركس 2020:
  • FinMaxFX
    FinMaxFX

    أفضل وسيط فوركس لعام 2020!
    الخيار الأمثل للمبتدئين!
    تدريب مجاني!
    حساب تجريبي مجاني!
    مكافأة على التسجيل!

التداول العربي
Leave a Reply

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: